Ofrecemos los servicios de organización de archivos en sus diferentes fases, de acuerdo con el ciclo vital del documento
ARCHIVO DE GESTIÓN
Los documentos que llegan a la empresa y/o entidad, se reciben en el área de correspondencia, se radican en sistema de gestión documental, luego se digitalizan e indexan, enviando la imagen del documento radicado al líder del procedimiento o responsable del asunto para su trámite respectivo, y los documentos físicos se deben conservar ordenadamente en un “Archivo de Gestión” por el tiempo estipulado en las Tablas de Retención Documental.
Nosotros realizamos el procesamiento técnico de selección, clasificación, ordenación y descripción documental, elaborando inventarios y hojas de control según el caso, de acuerdo con lo estipulado en el Acuerdo 05 de 2013 del AGN.
ARCHIVO CENTRAL
Desarrollamos las tareas de alistamiento de los documentos que, por Tablas de Retención Documental, deben ser transferidos del Archivo de Gestión al Archivo Central. No todos los documentos se deben transferir al Archivo Central, realizamos la organización que incluye: Clasificación, Ordenación y Descripción de aquellos documentos que, si se deben conservar en el depósito de archivo, eliminando aquellos que son de “apoyo” como copias y/o que han perdido sus valores de conservación y son objeto de destrucción. De igual forma, si su empresa ya ha transferido documentos al Archivo Central sin clasificar y ordenar, nosotros le facilitamos la tarea, realizando la respectiva organización y seguramente recuperando espacios destinados para la custodia de estos documentos. Todo lo anterior aplicando la normativa técnica expedida por el Archivo General de la Nación, relacionada con la Organización Documental como la Ley 594 de 2000, “Ley General de Archivos” Decreto 1080 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”, Acuerdo 05 de 2013 “Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones”, entre otras.