Nuestro servicio profesional de digitalización de documentos le permitirá transformar sus documentos de papel a imágenes digitales con una nitidez idónea y alta compresión.
OBJETIVOS DE LA DIGITALIZACIÓN
FINES DE LA DIGITALIZACIÓN
Con base en la Circular Externa 005 de 2012, para el Archivo General de la Nación, la digitalización de documentos puede tener al menos tres tipos de aplicaciones, para cada uno de los cuales es posible adoptar diferentes características y estándares, de acuerdo con las necesidades de cada entidad, así:
Digitalización con fines archivísticos
Es un proceso que requiere el uso y la aplicación tanto de estándares técnicos como de normas archivísticas expedidas por el Archivo General de la Nación y adoptadas por el Comité de Archivo de la Entidad o la empresa.
Digitalización con fines de control y trámite
Es al que se realiza generalmente en las oficinas de correspondencia que requieren control y trámite inmediato, evitando distribuir los documentos físicos.
Digitalización con fines de contingencia y continuidad del negocio
Este proceso es realizado para asegurar la disponibilidad de información en caso de catástrofes, de forma que se garantice la continuidad de las operaciones de una Entidad una vez superada la emergencia.
PROCESO PARA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Cumpliendo con las normas técnicas establecidas, realizamos la digitalización bajo los siguientes lineamientos:
- Determinación de la estructura documental.
- Definición de campos de indexación.
- Diseño de prueba de concepto.
- Expurgo de la información.
- Clasificación de los expedientes o documentos.
- Escaneo de documentos.
- Indexado con base en las normas ISAD-G
- Exportación al sistema de gestión de la empresa.
- Consulta de los documentos en el sistema de gestión estandarizado.
